Das Heften von Dokumenten ist ein übliches Verfahren im Büro- und Büroumfeld. Obwohl es einfach erscheint, gibt es spezielle Vorschriften, die die Regeln für das Heften von Dokumenten und deren Ausführung festlegen. Und diese Regeln sollten bekannt sein, damit die an die Ausschreibung oder an das Archiv gesendeten Unterlagen nicht zur weiteren Bearbeitung und Änderung zurückgegeben werden.
Anleitung
Schritt 1
Um die Sicherheit der Dokumente nach dem Flashen zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass diese in der richtigen Reihenfolge aufbewahrt werden, müssen alle Blätter außer dem Inventar nummeriert werden. Die Dokumente werden in chronologischer oder alphabetischer Reihenfolge abgelegt. Umschläge mit verschachtelten Blättern werden vor den verschachtelten Blättern nummeriert. Blankoblätter werden vom Koffer ausgenommen und ohne Nummerierung vernichtet.
Schritt 2
Nummerieren Sie die Blätter des Etuis mit einem einfachen Bleistift von oben nach unten und lassen Sie die Nummern in der oberen rechten Ecke jedes Blattes, ohne den Text zu beeinflussen. Nummerieren Sie Fotos und Grafiken auf der Rückseite in der oberen linken Ecke.
Schritt 3
Wenn die Dokumente Karten enthalten, die aus mehreren Blättern geklebt wurden, nummerieren Sie sie als ein Blatt und geben Sie die Anzahl der Blätter in der Klebeverbindung an. Schreiben Sie am Ende der Nummerierung ein Bestätigungsschreiben auf einem separaten Blatt. Geben Sie darin die Anzahl der Blätter und Merkmale der einzelnen Dokumente sowie ihren physischen Zustand an.
Schritt 4
Darüber hinaus ist über die abgelegten Unterlagen ein Inventar zu erstellen. Nummerieren Sie keine Inventarblätter. Schreiben Sie in die Bestandsliste den Namen des Dokuments, geben Sie das Datum der Bestandsaufnahme, eine Anmerkung ein, die den Zweck des Dokumentensatzes bestimmt, und listen Sie auch alle Dokumente unter Berücksichtigung der Anzahl der Blätter auf. Geben Sie am Ende der Bestandsaufnahme den Namen, Nachnamen und das Patronym des Urhebers ein.
Schritt 5
Die Größe des Deckels sollte jeweils 229x324 mm betragen. Auf das erste und letzte Blatt des Etuis kleben Sie vor dem Nähen Streifen aus dünnem Karton. Durch diese Streifen wird eine Schnur geführt. Verwenden Sie Silikatkleber, um das Gehäuse zu vervollständigen.
Schritt 6
Am linken Randrand, ohne das Textfeld zu berühren, mit einer Ahle oder einem Locher drei Löcher symmetrisch über die gesamte Blatthöhe im Abstand von 3 cm einstechen. Verwenden Sie zum Nähen Nähgarn oder Bankgarn und eine Nähnadel.
Schritt 7
Nähen Sie das Dokument zweimal, um sicherzustellen, dass das Kit stark ist. Ziehen Sie die Fadenenden aus dem mittleren Loch auf der Rückseite des letzten Blattes und binden Sie sie zu einem Knoten. Kleben Sie einen Aufkleber mit einer versichernden Aufschrift auf das Gehäuse, versiegeln Sie ihn und schließen Sie die Baugruppe.
Schritt 8
Lassen Sie die Enden der Fäden frei. Das Zertifizierungslabel muss eine deutlich lesbare Unterschrift des Managers und das Siegel der Organisation tragen.
