Für Videokonferenzen sind mehrere Dinge wichtig. Sie müssen das Gerät richtig konfigurieren. Es ist auch wichtig, alles gut zu organisieren und sicherzustellen, dass alle anderen Teilnehmer der Konferenz mit Ton und Video einverstanden sind.
Anleitung
Schritt 1
Beginnen Sie spätestens 24 Stunden im Voraus mit der Vorbereitung einer ernsthaften Videokonferenz. Überprüfen Sie die Hardware, funktioniert alles? Führen Sie dazu einen Test-Videoanruf durch. Verschieben Sie das Testen der Geräte nicht auf den Abend, am besten morgens. Wenn Sie plötzlich Probleme entdecken, sind Sie innerhalb eines Tages in der Lage, diese zu bewältigen: Kontaktieren Sie die Techniker und weisen Sie sie an, das Problem zu lösen.
Schritt 2
Bereiten Sie Ihren Besprechungsraum vor. Installieren Sie die Kamera so, dass kein direktes Licht darauf fällt. Überprüfen Sie die Bildqualität. Konferenzen führen Sie am besten unter Kunstlicht durch, da die Intensität des durch die Fenster einfallenden Tageslichts stark wetterabhängig ist. Durch das Einschalten der Lichter können Sie die Kamera so einrichten, dass sie am nächsten Tag einfach eingeschaltet wird, ohne sich darüber Gedanken machen zu müssen.
Schritt 3
Schließen Sie ein Mikrofon an und stellen Sie sicher, dass der Ton ausreichend und gut ist. Möglicherweise müssen Sie den Mikrofon-EQ anpassen, um Zischen oder Pfeifen zu reduzieren. Machen Sie es im Voraus, verschieben Sie es nicht auf den Tag der Konferenz. Stellen Sie sicher, dass alles funktioniert. Passen Sie die Mikrofonlautstärke so an, dass Sie ruhig sprechen können, ohne Ihre Stimme zu erheben und jeder Sie perfekt hören kann.
Schritt 4
Laden Sie für alle Fälle einen Techniker zu einer Videokonferenz ein. Wenn dennoch etwas fehlschlägt (es kann ja alles passieren), hilft er, das Problem schnell zu beheben. Die häufigste Ursache für Störungen und Probleme bei Videokonferenzen sind gerade alle möglichen technischen Probleme.
Schritt 5
Überprüfen Sie alle Geräte einige Minuten vor Beginn der Konferenz erneut. Eventuell müssen die Teilnehmer auch vorher angerufen werden, um sich zu vergewissern, dass es ihnen gut geht.
Schritt 6
Respektieren Sie die Etikette für Videokonferenzen. Der erste Schritt besteht darin, alle Beteiligten vorzustellen. Wenn es sich um eine Multithread-Konferenz handelt, ernennen Sie in jeder Gruppe einen Vorsitzenden, der den Referenten das Wort erteilt und den Prozess so kontrolliert, dass nicht alle versuchen, gleichzeitig zu sprechen.
Schritt 7
Denken Sie daran, dass Sie als Moderator der Konferenz im Rampenlicht stehen. Im Besprechungsraum sind keine Personen um Sie herum, aber es gibt eine Kamera. Achten Sie also auf Ihr Verhalten und Ihre Gesten. Wenn Sie den Ton ausschalten möchten, um Geräusche zu reduzieren, benachrichtigen Sie andere Teilnehmer. Wenn es ein Problem mit der Verbindung gibt, bleiben Sie ruhig und lächeln Sie. Seien Sie nicht nervös.
