Die Organisation jeder Veranstaltung beginnt mit einem Vorbereitungsplan. Darin werden die vorbereitenden Maßnahmen, deren Fristen und Verantwortliche genannt. Der Ball ist ein exklusives Ereignis und erfordert eine angemessene Herangehensweise.
Anleitung
Schritt 1
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Plans ist das Datum des Balls. Auf dieser Grundlage können Sie einen Veranstaltungsort auswählen und Gäste einladen. Schreiben Sie dann Punkt für Punkt auf, was zu tun ist und wer in die verschiedenen Phasen der Vorbereitung einbezogen wird.
Schritt 2
Um den Ball zu organisieren, müssen Sie einen Ort finden, an dem er stattfindet. Es kann sich um einen großen Saal eines alten Palastes oder um moderne Banketträume handeln. Wählen Sie einen Standort aus, je nachdem, wie viele Personen Sie einladen möchten. Der Saal mit einer Gesamtfläche von 100 Quadratmetern bietet problemlos Platz für 50 Personen. Unterschreiben Sie im Voraus einen Mietvertrag, um sicherzustellen, dass die Site bei Ihnen bleibt.
Schritt 3
Ein ganz wichtiger Schritt ist die Vorbereitung des Veranstaltungsprogramms. Führen Sie Castings von Moderatoren und Bands durch. Für den Ball eignen sich am besten gemischte Ensembles, in denen sowohl Streich- als auch Blasinstrumente zum Einsatz kommen. Besprechen Sie, welche Stücke in die Playlist aufgenommen werden.
Schritt 4
Paare, die klassische Tänze aufführen, sehen am Ball immer organisch aus. Wenn Sie nicht sicher sind, ob alle Gäste Walzer und Foxtrott tanzen können, laden Sie die Profis ein. Sie geben den Ton für den Abend an.
Schritt 5
Geben Sie dem ausgewählten Entertainer eine detaillierte Beschreibung des Abends. Markieren Sie, wer das Wort erhalten soll und wer die Begrüßungsrede halten wird.
Schritt 6
Der nächste Schritt ist die Vorbereitung des Menüs. Entscheiden Sie, ob Sie ein Bankett oder ein Buffet am Ball haben. Berechnen Sie die Essensmenge anhand der Anzahl der Gäste. Entscheiden Sie sich für Alkohol. Ob Sie Spirituosen aufstellen oder sich auf Champagner beschränken. Ob am frühen Abend leichte Snacks servieren oder erst nach dem festlichen Programm essen.
Schritt 7
Stimmen Sie den Dekorateuren zu, die Halle zu dekorieren. Halten Sie sich an den strengen klassischen Stil. Fügen Sie goldene Bänder und frische Blumen hinzu, um Feierlichkeit zu schaffen.
Schritt 8
Erstellen Sie parallel zu organisatorischen Angelegenheiten Gästelisten. VIPs hinzufügen und dort drücken. Einladungskarten drucken. Achten Sie darauf, die Form der Kleidung darin anzugeben. Auf dem Ball ist ein Smoking für Männer und ein langes Abendkleid für Frauen angemessen. Versenden Sie Briefe im Voraus, mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung, damit die Eingeladenen ihre Pläne anpassen können. Laden Sie außerdem die Ehrengäste persönlich oder telefonisch ein.
Schritt 9
Am Veranstaltungstag 5-6 Stunden vor Beginn am Veranstaltungsort eintreffen. So können Sie alle Probleme zeitnah lösen. Planen Sie eine zusätzliche halbe Stunde zum Aufräumen und Umziehen ein. Pünktlich zur verabredeten Zeit die Türen zum Saal öffnen und die Gäste treffen.
