Der Hauptzweck der Veranstaltung besteht darin, den Teilnehmern Informationen zur Verfügung zu stellen oder bestimmte Erfahrungen der Teilnehmer zu sammeln. Eine ideale Veranstaltung ist wie ein Uhrwerk – alles läuft in einer strengen Reihenfolge ab, die Aktionen der Veranstalter sind aufeinander abgestimmt und stimmen nicht aus dem Takt. Dies ist das Ergebnis einer Planung und Vorbereitung, die in der Regel mehrere Monate dauert.
Es ist notwendig
- - eine Belegschaft von mindestens fünf Mitarbeitern
- - Budget für die Veranstaltung
Anleitung
Schritt 1
Definieren Sie zunächst den Zweck und das Thema der Veranstaltung. Darauf aufbauend wird das gesamte weitere Schema der Veranstaltung aufgebaut. Der Zweck der Veranstaltung bestimmt den Marketingansatz und die Zielgruppe, der die Veranstaltung gewidmet ist.
Schritt 2
Entscheiden Sie sich für einen Veranstaltungsort. Der Ort sollte sich sowohl nach dem Zweck der Veranstaltung und der Teilnehmerzahl als auch nach dem zu erwartenden Szenario der Veranstaltung richten. Es ist wichtig, sich um den Service der Gäste zu kümmern. Ziehen Sie mehrere Optionen in Betracht und wählen Sie das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis.
Schritt 3
Bewerben Sie die Veranstaltung aktiv. Die Werbekampagne sollte eineinhalb Monate vor Veranstaltungsbeginn beginnen und einen Monat vorher enden. Parallel dazu ist das Verfahren der „Cold Calls“zur Einladung von Gästen zu einer Veranstaltung sinnvoll. Alle Vorgänge zur Erstellung der Teilnehmerlisten müssen maximal eine Woche vor der Veranstaltung abgeschlossen sein.
Schritt 4
Nutzen Sie die Hilfe von Sponsoren oder Würdenträgern. Dies stärkt nicht nur Ihre Geschäftsbeziehungen, sondern verleiht Ihrer Veranstaltung auch einen gewissen Stellenwert. Geben Sie diesen Personen Zeit, um zu sprechen, vorzugsweise zu Beginn der Veranstaltung.
Schritt 5
Verteilen Sie die Verantwortlichkeiten unter den Mitarbeitern, die an der Koordinierung der Aktivität beteiligt sind. Jeder sollte seinen Verantwortungskreis und die Ereignisse, die er kontrollieren soll, genau kennen. Es sollte keine weißen Flecken geben, jeder sollte seine Anleitung in gedruckter Form haben und sie auswendig kennen.
Schritt 6
Am Tag vor dem Seminar ist eine Umschulung des Personals, das die Koordinationstätigkeiten der Veranstaltung durchführt, erforderlich. Am Veranstaltungstag müssen alle Koordinatoren mindestens eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn erscheinen.
